Respuesta rápida
El artículo 7, apartado 1, del Reglamento (UE) 2024/573 obliga al operador de equipos que deben someterse a control de fugas conforme al artículo 5, apartado 1, a establecer y llevar registros de cada uno de esos equipos.
«Cada equipo» es donde se falla. No es una carpeta para el supermercado: es un registro por máquina, para poder seguir el historial de una instalación concreta desde el montaje hasta el desmantelamiento.
Debe contener siete elementos, enumerados en las letras a) a g) del artículo 7, apartado 1, y detallados abajo campo por campo.
El artículo 29 obliga a las autoridades competentes a realizar controles que incluyen visitas in situ y la verificación de la documentación pertinente. Esos controles se hacen sin previo aviso, salvo cuando la notificación sea necesaria para su eficacia.
Qué equipos necesitan registro
La obligación de registro sigue a la de control. Si el artículo 5, apartado 1, exige controlar el equipo, el artículo 7, apartado 1, exige registro. Si no la exige, no hay registro del artículo 7, apartado 1.
| Criterio | Umbral |
|---|---|
| Gases del anexo I | 5 toneladas de CO2 equivalente o más |
| Gases del anexo II, sección 1 | 1 kilogramo o más |
| Contenidos en espumas | Excluidos |
Los equipos herméticamente sellados quedan fuera del control —y por tanto del registro— si están etiquetados como tales y contienen menos de 10 toneladas de CO2 equivalente de gases del anexo I, o menos de 2 kg de la sección 1 del anexo II. Los equipos herméticos instalados en edificios residenciales están exentos por debajo de 3 kg.
La aparamenta eléctrica queda fuera si la tasa de fuga probada es inferior al 0,1 % anual según la especificación técnica del fabricante y está etiquetada en consecuencia, o si dispone de un dispositivo de vigilancia de presión o densidad con alerta automática, o si contiene menos de 6 kg de gases del anexo I.
Para los gases del anexo I el umbral es un valor en CO2 equivalente: kilogramos × PCA ÷ 1 000. Una carga pequeña de un gas de PCA alto cruza las 5 toneladas mucho antes de parecer grande en la placa.
Los siete campos
Este es el artículo 7, apartado 1, completo, en el orden del reglamento.
| Qué debe registrarse | |
|---|---|
| a) | La cantidad y el tipo de gases contenidos en el equipo, indicando por separado, cuando proceda, la cantidad añadida durante la instalación. |
| b) | Las cantidades de gases añadidas durante el mantenimiento o la revisión o por fugas, incluida la fecha de cada adición. |
| c) | La cantidad de gases recuperada. |
| d) | Cuando se hayan añadido gases: su cantidad y tipo, si eran reciclados o regenerados, el nombre y la dirección en la Unión de la instalación de reciclado o regeneración y, cuando proceda, su número de certificado. |
| e) | La identidad de la empresa que instaló, revisó, mantuvo y, en su caso, recuperó, reparó, controló fugas o desmanteló el equipo —incluido, cuando proceda, su número de certificado y, si es persona jurídica, los datos identificativos tanto de la empresa como de la persona física que realizó las operaciones. |
| f) | Las fechas y los resultados de los controles del artículo 5, apartado 1, así como las fechas y los resultados de cualquier reparación de fugas. |
| g) | Si el equipo se desmanteló, las medidas adoptadas para recuperar y eliminar los gases. |
La letra d) es la que falta en la mayoría de las hojas. No basta con escribir «añadidos 2 kg». Si el gas era reciclado o regenerado, el registro debe nombrar la instalación, dar su dirección en la Unión y, cuando proceda, su número de certificado.
La letra e) es la segunda laguna. El nombre de la empresa no basta cuando el prestador es persona jurídica: el registro debe identificar tanto a la empresa como a la persona que ejecutó el trabajo.
Quién lo conserva y cuánto tiempo
El artículo 7, apartado 2, empieza con una condición fácil de pasar por alto: las reglas siguientes se aplican salvo que los registros se almacenen en una base de datos creada por las autoridades competentes del Estado miembro. Donde exista y se use, la obligación de conservación recae ahí.
En los demás casos:
- el operador conserva los registros al menos 5 años;
- las empresas que realizan las actividades de la letra e) —instalación, revisión, mantenimiento, recuperación, reparación, control de fugas, desmantelamiento— conservan copias de esos registros al menos 5 años.
Los registros deben facilitarse, cuando se soliciten, a la autoridad competente del Estado miembro o a la Comisión.
El registro del operador y la copia del contratista deben contar lo mismo. Cuando no coinciden —una recarga en uno y no en el otro, cantidades distintas, una fecha de reparación ausente— es justo lo que aflora en una inspección.
Qué significa para la empresa de servicio
La mayoría de las anotaciones del registro del operador las genera el contratista, en obra, durante el trabajo. En la práctica, el parte de servicio es el documento de origen.
Un parte que alimenta bien el registro incluye: identificación del equipo, tipo de gas, cantidad añadida y fecha, cantidad recuperada, si el gas era virgen, reciclado o regenerado con los datos de la instalación cuando proceda, el número de certificado de la empresa, el nombre del técnico que ejecutó el trabajo, el resultado del control de fugas y el de cualquier reparación.
Dos obligaciones de otros artículos lo refuerzan:
- Artículo 7, apartado 3 — las empresas que suministran gases del anexo I o de la sección 1 del anexo II llevan registro de los compradores: número de certificado y cantidades, cinco años.
- Artículo 7, apartado 4 — las empresas que venden equipos no herméticos cargados llevan registro de los equipos vendidos y de las empresas certificadas que los instalarán, cinco años.
El operador debe tenerlo. Entregar un albarán que nunca llega al archivo del cliente deja al operador en incumplimiento, y a ti sin la copia que también debes conservar.
Los demás registros del artículo 7
El artículo 7 va más allá del libro del equipo. Según lo que haga la empresa, se aplican otros apartados.
| Apartado | Quién | Qué |
|---|---|---|
| 7, apartados 1 y 2 | Operadores y empresas que ejecutan el trabajo | El registro del equipo descrito arriba, más la copia del contratista. |
| 7, apartado 3 | Empresas que suministran gases del anexo I o de la sección 1 del anexo II | Números de certificado de los compradores y cantidades adquiridas. |
| 7, apartado 4 | Empresas que venden equipos no herméticos cargados | Los equipos vendidos y las empresas certificadas que los instalarán. |
| 7, apartado 5 | Empresas que producen, comercializan, suministran o reciben sustancias de la sección 1 del anexo I para usos exentos | Nombre de la sustancia, cantidades producidas, importadas, exportadas, regeneradas o destruidas, suministradas y recibidas por contraparte, datos de contacto, cantidad usada y uso real, y existencias a 1 de enero y 31 de diciembre. |
Todos con el mismo mínimo de cinco años y la misma obligación de presentación. El artículo 7, apartado 6, permite a la Comisión fijar el formato de estos registros mediante acto de ejecución.
Cómo construir una ficha que aguante una inspección
Una ficha por máquina
Identifica el equipo sin ambigüedad: ubicación, fabricante, modelo, número de serie. Un archivo por emplazamiento no responde al artículo 7, apartado 1.
Indica la carga y el CO2 equivalente
Tipo de gas, kilogramos y las toneladas de CO2 equivalente que fijan el intervalo de control. Recalcula cada vez que cambie la carga.
Fecha cada movimiento de gas
La letra b) exige expresamente la fecha de cada adición. Las cantidades sin fecha no pueden cotejarse con el calendario de controles.
Anota el origen del gas
Virgen, reciclado o regenerado; y si es reciclado o regenerado, el nombre de la instalación, su dirección en la Unión y su número de certificado cuando proceda.
Nombra a la empresa y a la persona
La letra e) exige ambas cuando la empresa es persona jurídica, más el número de certificado cuando proceda.
Registra el resultado, no solo la fecha
La letra f) pide fechas y resultados, del control de fugas y de cualquier reparación.
Cierra bien la ficha
Al desmantelar, la letra g) exige las medidas adoptadas para recuperar y eliminar los gases.
Consérvala accesible cinco años
Papel o digital, ambos valen. Lo que importa es poder presentarla y que la copia del contratista coincida.
Errores frecuentes
- Una carpeta para todo el emplazamiento. El artículo 7, apartado 1, exige registro por equipo.
- Cantidades sin fecha. La letra b) exige la fecha de cada adición.
- Sin origen del gas. La letra d) pide si era reciclado o regenerado y el nombre, dirección en la Unión y número de certificado de la instalación cuando proceda.
- Solo el nombre de la empresa. Si es persona jurídica, la letra e) exige empresa y persona física que ejecutó el trabajo.
- Anotar que se hizo un control, pero no qué encontró. La letra f) pide también resultados.
- No escribir nada al dar de baja el equipo. La letra g) exige las medidas de recuperación y eliminación.
- Que el contratista no guarde copia. El artículo 7, apartado 2, letra b), impone cinco años también a la empresa de servicio.
- Suponer que una base de datos nacional elimina la obligación. Solo si las autoridades competentes la han creado y los registros están en ella.
Lista de verificación
- Existe una ficha por equipoIdentificado por ubicación, modelo y número de serie.
- Carga registrada en kg y en toneladas de CO2 equivalenteLa cifra que fija el intervalo de control.
- Cantidad de instalación indicada aparteLa letra a) la pide cuando proceda.
- Cada adición fechadaMantenimiento, revisión y recargas tras fugas.
- Cantidades recuperadas anotadasLetra c), incluido el desmantelamiento.
- Origen del gas y datos de la instalaciónReciclado o regenerado, con nombre, dirección en la Unión y número de certificado cuando proceda.
- Empresa y técnico identificadosMás el número de certificado cuando proceda.
- Resultados de control y reparación registradosFechas y resultados, no solo fechas.
- Conservación cinco años en ambos ladosRegistro del operador y copia del contratista, disponibles cuando se pidan.
Preguntas frecuentes
¿Qué equipos necesitan registro?
Los que deben someterse a control de fugas conforme al artículo 5, apartado 1: con 5 toneladas de CO2 equivalente o más de gases del anexo I, o 1 kg o más de la sección 1 del anexo II, distintos de los contenidos en espumas. Ciertos equipos herméticamente sellados y aparamenta eléctrica están exentos del control y, por tanto, del registro.
¿Puedo llevar una sola carpeta para todo el emplazamiento?
No. El artículo 7, apartado 1, exige registros de cada equipo. Un archivo por emplazamiento no puede mostrar el historial de una máquina concreta.
¿Cuánto hay que conservar los registros?
Al menos cinco años, tanto por el operador como, en copia, por las empresas que instalaron, revisaron, mantuvieron, recuperaron, repararon, controlaron fugas o desmantelaron el equipo. Se aplica salvo que los registros estén en una base de datos creada por las autoridades competentes del Estado miembro.
¿La empresa de servicio debe guardar copia?
Sí. El artículo 7, apartado 2, letra b), obliga a las empresas que realizan las actividades del artículo 7, apartado 1, letra e), para operadores a conservar copias durante al menos cinco años.
¿Hay que anotar quién hizo el trabajo?
Sí. La letra e) exige la identidad de la empresa, su número de certificado cuando proceda y, si es persona jurídica, los datos identificativos tanto de la empresa como de la persona física que realizó las operaciones.
¿Hay que anotar de dónde venía el gas?
Cuando se hayan añadido gases, la letra d) exige su cantidad y tipo, si eran reciclados o regenerados, el nombre y la dirección en la Unión de la instalación de reciclado o regeneración y, cuando proceda, su número de certificado.
¿Vale un registro digital?
El reglamento no prescribe soporte. Exige establecer los registros, conservarlos durante el plazo y facilitarlos cuando se soliciten. El artículo 7, apartado 6, permite a la Comisión fijar el formato mediante acto de ejecución.
¿Qué pasa cuando se da de baja el equipo?
La letra g) exige que el registro indique las medidas adoptadas para recuperar y eliminar los gases. La recuperación debe efectuarla una persona titular del certificado pertinente conforme al artículo 10.
Fuentes oficiales
Los artículos 5, 7 y 29 se leyeron directamente en el texto del Diario Oficial a través de la Oficina de Publicaciones de la UE.
Vigencia de esta guía y límites de responsabilidad
Algunos Estados miembros tienen su propia base de datos o prescriben un formulario nacional. Donde lo hacen, ese formulario rige. Las referencias a artículos se comprobaron en la fecha de verificación que figura arriba.
Esta es información general elaborada por EgoLog a partir del reglamento y del material oficial de la Comisión. No es asesoramiento jurídico.
Que una máquina concreta esté sujeta al registro depende de su carga, su gas y de si es herméticamente sellada. Cuando no esté claro, pregunta a tu autoridad nacional competente.