Kort antwoord
Artikel 7, lid 1, van Verordening (EU) 2024/573 verplicht de exploitant van apparatuur die op grond van artikel 5, lid 1, op lekken moet worden gecontroleerd, om voor elk afzonderlijk stuk van die apparatuur gegevens vast te leggen en bij te houden.
“Elk afzonderlijk stuk” is waar het misgaat. Het is geen dossier voor de supermarkt — het is een register per machine, zodat de historie van een specifieke installatie te volgen is van montage tot buitenbedrijfstelling.
Er moeten zeven gegevens in staan. Ze staan in artikel 7, lid 1, punten a) tot en met g) en worden hieronder veld voor veld uitgewerkt.
Artikel 29 verplicht bevoegde autoriteiten tot controles, waaronder bezoeken ter plaatse en verificatie van de relevante documentatie. Die controles vinden zonder voorafgaande waarschuwing plaats, behalve wanneer aankondiging nodig is voor de doeltreffendheid ervan.
Welke apparatuur een register nodig heeft
De registerplicht volgt de controleplicht. Moet de apparatuur onder artikel 5, lid 1, worden gecontroleerd, dan eist artikel 7, lid 1, een register. Zo niet, dan bestaat er geen register op grond van artikel 7, lid 1.
| Criterium | Drempel |
|---|---|
| Gassen van bijlage I | 5 ton CO2-equivalent of meer |
| Gassen van bijlage II, deel 1 | 1 kilogram of meer |
| In schuim vervat | Uitgezonderd |
Hermetisch gesloten apparatuur valt buiten de controleplicht — en dus buiten de registerplicht — als zij als hermetisch gesloten is geëtiketteerd en minder dan 10 ton CO2-equivalent aan bijlage I-gassen bevat, of minder dan 2 kg van deel 1 van bijlage II. Hermetisch gesloten apparatuur in woongebouwen is vrijgesteld onder 3 kg.
Elektrische schakelinrichtingen vallen erbuiten als het geteste lekpercentage volgens de technische specificatie van de fabrikant onder 0,1 % per jaar ligt en zij dienovereenkomstig zijn geëtiketteerd, of als zij een druk- of dichtheidsbewaking met automatisch alarm hebben, of als zij minder dan 6 kg bijlage I-gassen bevatten.
Voor bijlage I-gassen is de drempel een CO2-equivalentwaarde: kilogram × GWP ÷ 1 000. Een kleine vulling van een gas met hoog GWP passeert 5 ton ruim voordat het op het typeplaatje groot oogt.
De zeven velden
Dit is artikel 7, lid 1, volledig, in de volgorde van de verordening.
| Wat moet worden vastgelegd | |
|---|---|
| a) | De hoeveelheid en het type gassen in de apparatuur, waarbij in voorkomend geval afzonderlijk wordt vermeld hoeveel bij de installatie is toegevoegd. |
| b) | De hoeveelheden gas die tijdens onderhoud of service of wegens lekkage zijn toegevoegd, met de datum van elke toevoeging. |
| c) | De teruggewonnen hoeveelheid gas. |
| d) | Bij toevoeging: de hoeveelheid en het type gas, of het gerecycled of geregenereerd was, de naam en het adres in de Unie van de recycling- of regeneratie-installatie en, in voorkomend geval, haar certificaatnummer. |
| e) | De identiteit van de onderneming die de apparatuur heeft geïnstalleerd, onderhouden, geserviced en in voorkomend geval teruggewonnen, gerepareerd, op lekken gecontroleerd of buiten bedrijf gesteld — inclusief in voorkomend geval haar certificaatnummer en, als het een rechtspersoon is, de identificatiegegevens van zowel de onderneming als de natuurlijke persoon die de werkzaamheden uitvoerde. |
| f) | De data en resultaten van de controles op grond van artikel 5, lid 1, alsmede de data en resultaten van eventuele lekreparaties. |
| g) | Bij buitenbedrijfstelling: de genomen maatregelen om de gassen terug te winnen en te verwijderen. |
Punt d) ontbreekt op de meeste formulieren. “2 kg bijgevuld” volstaat niet. Was het gas gerecycled of geregenereerd, dan moet het register de installatie noemen, haar adres in de Unie geven en in voorkomend geval haar certificaatnummer.
Punt e) is het tweede gat. Alleen een bedrijfsnaam volstaat niet als de servicende onderneming een rechtspersoon is: het register moet zowel het bedrijf als de uitvoerende persoon aanwijzen.
Wie het bewaart, en hoe lang
Artikel 7, lid 2, begint met een makkelijk te missen voorwaarde: de onderstaande regels gelden tenzij de gegevens zijn opgeslagen in een databank die door de bevoegde autoriteiten van de lidstaat is opgezet. Waar zo'n databank bestaat en wordt gebruikt, ligt de bewaarplicht daar.
Anders:
- de exploitant bewaart de gegevens ten minste 5 jaar;
- de ondernemingen die de activiteiten van punt e) verrichten — installatie, service, onderhoud, terugwinning, reparatie, lekcontrole, buitenbedrijfstelling — bewaren kopieën van die gegevens ten minste 5 jaar.
De gegevens moeten op verzoek beschikbaar worden gesteld aan de bevoegde autoriteit van de betrokken lidstaat of aan de Commissie.
Het register van de exploitant en de kopie van de aannemer horen hetzelfde te vertellen. Waar ze verschillen — een bijvulling in het ene en niet in het andere, andere hoeveelheden, een ontbrekende reparatiedatum — is precies wat een inspectie blootlegt.
Wat dit betekent voor het servicebedrijf
De meeste vermeldingen in het register van de exploitant ontstaan bij de aannemer, op locatie, tijdens de opdracht. In de praktijk is het servicerapport het brondocument.
Een servicerapport dat het register netjes voedt bevat: de identificatie van de apparatuur, het gastype, de toegevoegde hoeveelheid en de datum, de teruggewonnen hoeveelheid, of het gas nieuw, gerecycled of geregenereerd was met de installatiegegevens waar relevant, het certificaatnummer van de onderneming, de naam van de uitvoerende monteur, het resultaat van de lekcontrole en dat van een eventuele reparatie.
Twee verplichtingen uit andere artikelen versterken dit:
- Artikel 7, lid 3 — ondernemingen die bijlage I- of bijlage II deel 1-gassen leveren, houden gegevens over de kopers bij: certificaatnummer en hoeveelheden, vijf jaar.
- Artikel 7, lid 4 — ondernemingen die niet-hermetisch gesloten gevulde apparatuur verkopen, houden gegevens bij over de verkochte apparatuur en de gecertificeerde ondernemingen die deze installeren, vijf jaar.
De exploitant moet het hebben. Een bon die nooit in het klantdossier belandt, laat de exploitant in overtreding — en jou zonder de kopie die je ook moet bewaren.
De overige gegevens uit artikel 7
Artikel 7 reikt verder dan het installatieregister. Afhankelijk van wat je bedrijf doet, gelden ook andere leden.
| Lid | Wie | Wat |
|---|---|---|
| 7, leden 1 en 2 | Exploitanten en de uitvoerende ondernemingen | Het hierboven beschreven register plus de kopie van de aannemer. |
| 7, lid 3 | Ondernemingen die bijlage I- of bijlage II deel 1-gassen leveren | Certificaatnummers van kopers en gekochte hoeveelheden. |
| 7, lid 4 | Ondernemingen die niet-hermetisch gesloten gevulde apparatuur verkopen | De verkochte apparatuur en de gecertificeerde installerende ondernemingen. |
| 7, lid 5 | Ondernemingen die stoffen van bijlage I deel 1 voor vrijgestelde toepassingen produceren, in de handel brengen, leveren of ontvangen | Naam van de stof, geproduceerde, ingevoerde, uitgevoerde, geregenereerde of vernietigde hoeveelheden, geleverde en ontvangen hoeveelheden per tegenpartij, contactgegevens, gebruikte hoeveelheid en het feitelijke gebruik, en voorraad op 1 januari en 31 december. |
Voor alle geldt dezelfde minimumtermijn van vijf jaar en dezelfde plicht tot overlegging. Artikel 7, lid 6, staat de Commissie toe het formaat van deze gegevens bij uitvoeringshandeling vast te stellen.
Een registerblad bouwen dat een inspectie doorstaat
Eén blad per machine
Identificeer de apparatuur ondubbelzinnig: locatie, fabrikant, model, serienummer. Een dossier op locatieniveau beantwoordt artikel 7, lid 1, niet.
Vermeld vulling en CO2-equivalent
Gastype, kilogrammen en de ton CO2-equivalent die het controle-interval bepaalt. Herbereken bij elke wijziging van de vulling.
Dateer elke gasbeweging
Punt b) verlangt uitdrukkelijk de datum van elke toevoeging. Hoeveelheden zonder datum zijn niet met het controleschema te verifiëren.
Leg de herkomst van het gas vast
Nieuw, gerecycled of geregenereerd — en bij gerecycled of geregenereerd de naam van de installatie, haar adres in de Unie en in voorkomend geval haar certificaatnummer.
Noem het bedrijf én de persoon
Punt e) verlangt beide wanneer de onderneming een rechtspersoon is, plus het certificaatnummer in voorkomend geval.
Noteer het resultaat, niet alleen de datum
Punt f) vraagt data en resultaten — van de lekcontrole en van elke reparatie.
Sluit het dossier netjes af
Bij buitenbedrijfstelling verlangt punt g) de maatregelen om de gassen terug te winnen en te verwijderen.
Houd het vijf jaar opvraagbaar
Papier of digitaal, beide kan. Het gaat erom dat het op verzoek te tonen is en dat de kopie van de aannemer overeenkomt.
Veelgemaakte fouten
- Eén map voor de hele locatie. Artikel 7, lid 1, verlangt gegevens per stuk apparatuur.
- Hoeveelheden zonder datum. Punt b) verlangt de datum van elke toevoeging.
- Geen herkomst van het gas. Punt d) vraagt of het gerecycled of geregenereerd was, plus naam, Unie-adres en in voorkomend geval certificaatnummer van de installatie.
- Alleen de bedrijfsnaam. Is de onderneming een rechtspersoon, dan verlangt punt e) zowel het bedrijf als de uitvoerende natuurlijke persoon.
- Wel noteren dát er is gecontroleerd, niet wát eruit kwam. Punt f) vraagt ook resultaten.
- Niets vastleggen bij het afvoeren van apparatuur. Punt g) verlangt de terugwinnings- en verwijderingsmaatregelen.
- De aannemer bewaart geen kopie. Artikel 7, lid 2, punt b), legt ook het servicebedrijf een vijfjaarsplicht op.
- Aannemen dat een nationale databank de plicht wegneemt. Alleen als de bevoegde autoriteiten er daadwerkelijk een hebben opgezet en de gegevens daarin staan.
Checklist
- Er bestaat een register per stuk apparatuurGeïdentificeerd via locatie, model en serienummer.
- Vulling vastgelegd in kg en in ton CO2-equivalentHet cijfer dat het controle-interval bepaalt.
- Installatiehoeveelheid apart vermeldPunt a) vraagt dit waar van toepassing.
- Elke toevoeging gedateerdOnderhoud, service en bijvullen na lekkage.
- Teruggewonnen hoeveelheden ingevuldPunt c), ook bij buitenbedrijfstelling.
- Gasherkomst en installatiegegevensGerecycled of geregenereerd, met naam, Unie-adres en certificaatnummer waar van toepassing.
- Onderneming en monteur beide aangewezenPlus het certificaatnummer waar van toepassing.
- Controle- en reparatieresultaten vastgelegdData en resultaten, niet alleen data.
- Vijf jaar bewaren aan beide kantenRegister van de exploitant en kopie van de aannemer, op verzoek beschikbaar.
Veelgestelde vragen
Welke apparatuur heeft een register nodig?
Apparatuur die op grond van artikel 5, lid 1, op lekken moet worden gecontroleerd — dus met 5 ton CO2-equivalent of meer aan bijlage I-gassen, of 1 kg of meer aan gassen van deel 1 van bijlage II, anders dan in schuim vervatte gassen. Bepaalde hermetisch gesloten apparatuur en schakelinrichtingen zijn vrijgesteld van de controleplicht en daarmee van de registerplicht.
Mag ik één dossier voor de hele locatie bijhouden?
Nee. Artikel 7, lid 1, verlangt gegevens per stuk apparatuur. Een locatiedossier kan de historie van één machine niet tonen.
Hoe lang moeten de gegevens worden bewaard?
Ten minste vijf jaar, zowel door de exploitant als, als kopie, door de ondernemingen die hebben geïnstalleerd, geserviced, onderhouden, teruggewonnen, gerepareerd, gecontroleerd of buiten bedrijf gesteld. Dit geldt tenzij de gegevens staan in een databank die door de bevoegde autoriteiten van de lidstaat is opgezet.
Moet het servicebedrijf een kopie bewaren?
Ja. Artikel 7, lid 2, punt b), verplicht ondernemingen die de activiteiten van artikel 7, lid 1, punt e), voor exploitanten verrichten kopieën van die gegevens ten minste vijf jaar te bewaren.
Moet ik vastleggen wie het werk heeft gedaan?
Ja. Punt e) verlangt de identiteit van de onderneming, in voorkomend geval haar certificaatnummer en, als het een rechtspersoon is, de identificatiegegevens van zowel de onderneming als de natuurlijke persoon die de werkzaamheden uitvoerde.
Moet ik vastleggen waar het gas vandaan kwam?
Bij toevoeging verlangt punt d) de hoeveelheid en het type gas, of het gerecycled of geregenereerd was, de naam en het adres in de Unie van de recycling- of regeneratie-installatie en in voorkomend geval haar certificaatnummer.
Is een digitaal register toegestaan?
De verordening schrijft geen drager voor. Zij verlangt dat de gegevens worden vastgelegd, gedurende de bewaartermijn worden bijgehouden en op verzoek beschikbaar zijn. Artikel 7, lid 6, staat de Commissie toe het formaat bij uitvoeringshandeling vast te stellen.
Wat gebeurt er als apparatuur wordt afgevoerd?
Punt g) verlangt dat het register de maatregelen vermeldt om de gassen terug te winnen en te verwijderen. De terugwinning zelf moet worden uitgevoerd door iemand met het relevante certificaat op grond van artikel 10.
Officiële bronnen
De artikelen 5, 7 en 29 zijn rechtstreeks gelezen in de Publicatiebladtekst via het Bureau voor publicaties van de EU.
Actualiteit van deze gids en grenzen van de aansprakelijkheid
Sommige lidstaten hebben een eigen databank of schrijven een nationaal formulier voor. Waar dat zo is, geldt dat formulier. De artikelverwijzingen zijn gecontroleerd op de bovenaan vermelde controledatum.
Dit is algemene informatie van EgoLog op basis van de verordening en officieel materiaal van de Commissie. Het is geen juridisch advies.
Of een specifieke machine onder de registerplicht valt, hangt af van haar vulling, haar gas en of zij hermetisch gesloten is. Is het onduidelijk, vraag het dan aan je nationale bevoegde autoriteit.