Kurze Antwort
Artikel 7 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2024/573 verpflichtet den Betreiber von Anlagen, die nach Artikel 5 Absatz 1 auf Dichtheit zu prüfen sind, für jede einzelne solche Anlage Aufzeichnungen zu erstellen und zu führen.
„Jede einzelne Anlage“ ist der Punkt, an dem es meist schiefgeht. Es ist keine Akte für den Markt — es ist ein Datensatz je Maschine, damit sich die Historie einer bestimmten Anlage von der Montage bis zur Außerbetriebnahme verfolgen lässt.
Sieben Angaben müssen enthalten sein. Sie stehen in Artikel 7 Absatz 1 Buchstaben a bis g und sind unten Feld für Feld aufgeführt.
Artikel 29 verpflichtet die zuständigen Behörden zu Kontrollen einschließlich Vor-Ort-Besuchen und der Prüfung einschlägiger Unterlagen. Diese Kontrollen erfolgen ohne vorherige Ankündigung, außer wenn die Ankündigung für die Wirksamkeit der Kontrolle erforderlich ist.
Welche Anlagen ein Anlagenbuch brauchen
Die Aufzeichnungspflicht folgt der Prüfpflicht. Ist die Anlage nach Artikel 5 Absatz 1 zu prüfen, verlangt Artikel 7 Absatz 1 Aufzeichnungen. Ist sie es nicht, gibt es keine Aufzeichnungen nach Artikel 7 Absatz 1.
| Kriterium | Schwelle |
|---|---|
| Gase des Anhangs I | 5 Tonnen CO2-Äquivalent oder mehr |
| Gase des Anhangs II Abschnitt 1 | 1 Kilogramm oder mehr |
| In Schäumen enthalten | Ausgenommen |
Hermetisch geschlossene Anlagen fallen aus der Prüfpflicht — und damit aus der Aufzeichnungspflicht —, wenn sie als hermetisch geschlossen gekennzeichnet sind und weniger als 10 Tonnen CO2-Äquivalent Anhang-I-Gase oder weniger als 2 kg Anhang II Abschnitt 1 enthalten. In Wohngebäuden installierte hermetisch geschlossene Anlagen sind unter 3 kg ausgenommen.
Elektrische Schaltanlagen fallen heraus, wenn die geprüfte Leckagerate nach der technischen Spezifikation des Herstellers unter 0,1 % pro Jahr liegt und sie entsprechend gekennzeichnet sind, oder sie über eine Druck- oder Dichteüberwachung mit automatischer Warnung verfügen, oder sie weniger als 6 kg Anhang-I-Gase enthalten.
Für Anhang-I-Gase ist die Schwelle ein CO2-Äquivalentwert: Kilogramm × GWP ÷ 1 000. Eine kleine Füllmenge eines Gases mit hohem GWP überschreitet 5 Tonnen, lange bevor sie auf dem Typenschild groß aussieht.
Die sieben Felder
Dies ist Artikel 7 Absatz 1 vollständig, in der Reihenfolge der Verordnung.
| Was aufzuzeichnen ist | |
|---|---|
| a | Menge und Art der in der Anlage enthaltenen Gase, gegebenenfalls getrennt ausgewiesen die bei der Installation eingefüllte Menge. |
| b | Die bei Wartung oder Instandhaltung oder wegen Leckagen nachgefüllten Gasmengen, einschließlich des Datums jeder Nachfüllung. |
| c | Die zurückgewonnene Gasmenge. |
| d | Bei Nachfüllung: Menge und Art der Gase, ob sie recycelt oder aufgearbeitet wurden, Name und Anschrift der Recycling- oder Aufarbeitungsanlage in der Union und gegebenenfalls deren Zertifikatsnummer. |
| e | Die Identität des Unternehmens, das die Anlage installiert, gewartet, instand gehalten und gegebenenfalls rückgewonnen, repariert, auf Dichtheit geprüft oder außer Betrieb genommen hat — einschließlich gegebenenfalls seiner Zertifikatsnummer und, wenn es sich um eine juristische Person handelt, der Identifikationsangaben sowohl des Unternehmens als auch der ausführenden natürlichen Person. |
| f | Datum und Ergebnisse der nach Artikel 5 Absatz 1 durchgeführten Kontrollen sowie Datum und Ergebnisse etwaiger Leckagereparaturen. |
| g | Bei Außerbetriebnahme: die Maßnahmen zur Rückgewinnung und Entsorgung der Gase. |
Buchstabe d fehlt in den meisten Formularen. „2 kg nachgefüllt“ genügt nicht. War das Gas recycelt oder aufgearbeitet, muss der Datensatz die Anlage benennen, ihre Anschrift in der Union angeben und gegebenenfalls ihre Zertifikatsnummer.
Buchstabe e ist die zweite Lücke. Der Firmenname allein genügt nicht, wenn der Servicebetrieb eine juristische Person ist: Der Datensatz muss sowohl das Unternehmen als auch die ausführende Person ausweisen.
Wer es führt und wie lange
Artikel 7 Absatz 2 beginnt mit einer leicht zu übersehenden Bedingung: Die folgenden Regeln gelten, sofern die Aufzeichnungen nicht in einer von den zuständigen Behörden des Mitgliedstaats eingerichteten Datenbank gespeichert sind. Wo eine solche Datenbank besteht und genutzt wird, liegt die Aufbewahrungspflicht dort.
Andernfalls:
- Der Betreiber bewahrt die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre auf;
- die Unternehmen, die die Tätigkeiten nach Buchstabe e ausführen — Installation, Wartung, Instandhaltung, Rückgewinnung, Reparatur, Dichtheitskontrolle, Außerbetriebnahme —, bewahren Kopien dieser Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre auf.
Die Aufzeichnungen sind auf Verlangen der zuständigen Behörde des betreffenden Mitgliedstaats oder der Kommission vorzulegen.
Betreiberdatensatz und Auftragnehmerkopie sollten dieselbe Geschichte erzählen. Wo sie abweichen — eine Nachfüllung nur in einem, unterschiedliche Mengen, ein fehlendes Reparaturdatum — genau das fällt bei einer Kontrolle auf.
Was das für den Servicebetrieb bedeutet
Die meisten Einträge im Betreiberdatensatz entstehen beim Auftragnehmer, vor Ort, während des Auftrags. Praktisch ist der Servicebericht das Ursprungsdokument.
Ein Servicebericht, der den Datensatz sauber speist, enthält: die Anlagenidentifikation, die Gasart, die nachgefüllte Menge und das Datum, die zurückgewonnene Menge, ob das Gas neu, recycelt oder aufgearbeitet war — mit den Angaben zur Anlage, wo einschlägig —, die Zertifikatsnummer des Unternehmens, den Namen des ausführenden Technikers, das Ergebnis der Dichtheitskontrolle und das Ergebnis etwaiger Reparaturen.
Zwei Pflichten aus anderen Artikeln verstärken das:
- Artikel 7 Absatz 3 — Unternehmen, die Gase des Anhangs I oder des Anhangs II Abschnitt 1 liefern, führen Aufzeichnungen über die Käufer: Zertifikatsnummer und Mengen, fünf Jahre.
- Artikel 7 Absatz 4 — Unternehmen, die nicht hermetisch geschlossene gefüllte Anlagen verkaufen, führen Aufzeichnungen über die verkauften Anlagen und die zertifizierten Installationsunternehmen, fünf Jahre.
Der Betreiber muss ihn haben. Ein Papierbeleg, der nie in die Kundenakte gelangt, lässt den Betreiber im Verstoß — und Sie ohne die Kopie, die Sie ebenfalls führen müssen.
Die übrigen Aufzeichnungen des Artikels 7
Artikel 7 reicht über das Anlagenbuch hinaus. Je nach Tätigkeit gelten weitere Absätze.
| Absatz | Wer | Was |
|---|---|---|
| 7 Absätze 1 und 2 | Betreiber und ausführende Unternehmen | Das oben beschriebene Anlagenbuch samt Auftragnehmerkopie. |
| 7 Absatz 3 | Unternehmen, die Anhang-I- oder Anhang-II-Abschnitt-1-Gase liefern | Zertifikatsnummern der Käufer und gekaufte Mengen. |
| 7 Absatz 4 | Unternehmen, die nicht hermetisch geschlossene gefüllte Anlagen verkaufen | Die verkauften Anlagen und die zertifizierten Installationsunternehmen. |
| 7 Absatz 5 | Unternehmen, die Stoffe des Anhangs I Abschnitt 1 für ausgenommene Verwendungen herstellen, in Verkehr bringen, liefern oder erhalten | Stoffname, hergestellte, eingeführte, ausgeführte, aufgearbeitete oder zerstörte Mengen, gelieferte und erhaltene Mengen je Partner, Kontaktdaten, verwendete Menge und tatsächliche Verwendung sowie Lagerbestand am 1. Januar und 31. Dezember. |
Für alle gilt dasselbe Minimum von fünf Jahren und dieselbe Vorlagepflicht. Artikel 7 Absatz 6 erlaubt der Kommission, das Format dieser Aufzeichnungen durch Durchführungsrechtsakt festzulegen.
Ein Formular, das eine Kontrolle übersteht
Ein Blatt je Maschine
Die Anlage eindeutig identifizieren: Standort, Hersteller, Modell, Seriennummer. Eine Akte auf Standortebene erfüllt Artikel 7 Absatz 1 nicht.
Füllmenge und CO2-Äquivalent angeben
Gasart, Kilogramm und die Tonnen CO2-Äquivalent, die das Prüfintervall bestimmen. Bei jeder Änderung neu berechnen.
Jede Gasbewegung datieren
Buchstabe b verlangt ausdrücklich das Datum jeder Nachfüllung. Mengen ohne Datum lassen sich nicht mit dem Prüfplan abgleichen.
Die Herkunft des Gases festhalten
Neu, recycelt oder aufgearbeitet — und bei recyceltem oder aufgearbeitetem Gas Name der Anlage, ihre Anschrift in der Union und gegebenenfalls ihre Zertifikatsnummer.
Unternehmen und Person benennen
Buchstabe e verlangt beides, wenn das Unternehmen eine juristische Person ist, dazu gegebenenfalls die Zertifikatsnummer.
Das Prüfergebnis eintragen, nicht nur das Datum
Buchstabe f verlangt Datum und Ergebnis — der Dichtheitskontrolle und jeder Reparatur.
Die Akte sauber schließen
Bei Außerbetriebnahme verlangt Buchstabe g die Maßnahmen zur Rückgewinnung und Entsorgung der Gase.
Fünf Jahre abrufbar halten
Papier oder digital, beides geht. Entscheidend ist die Vorlage auf Verlangen und die Übereinstimmung mit der Auftragnehmerkopie.
Häufige Fehler
- Ein Ordner für den ganzen Standort. Artikel 7 Absatz 1 verlangt Aufzeichnungen je Anlage.
- Mengen ohne Datum. Buchstabe b verlangt das Datum jeder Nachfüllung.
- Keine Herkunft des Gases. Buchstabe d fragt nach recycelt oder aufgearbeitet sowie Name, Unionsanschrift und gegebenenfalls Zertifikatsnummer der Anlage.
- Nur der Firmenname. Ist das Unternehmen eine juristische Person, verlangt Buchstabe e Unternehmen und ausführende Person.
- Vermerken, dass geprüft wurde, aber nicht mit welchem Ergebnis. Buchstabe f verlangt auch Ergebnisse.
- Nichts eintragen, wenn die Anlage verschrottet wird. Buchstabe g verlangt die Rückgewinnungs- und Entsorgungsmaßnahmen.
- Der Auftragnehmer führt keine Kopie. Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe b legt auch dem Servicebetrieb eine Fünfjahrespflicht auf.
- Annehmen, eine nationale Datenbank hebe die Pflicht auf. Nur wenn die zuständigen Behörden tatsächlich eine eingerichtet haben und die Aufzeichnungen dort gespeichert sind.
Checkliste
- Je Anlage ein Datensatz vorhandenIdentifiziert über Standort, Modell und Seriennummer.
- Füllmenge in kg und Tonnen CO2-Äquivalent erfasstDie Zahl, die das Prüfintervall bestimmt.
- Installationsmenge getrennt ausgewiesenBuchstabe a verlangt sie, wo einschlägig.
- Jede Nachfüllung datiertWartung, Instandhaltung und Nachfüllung nach Leckage.
- Zurückgewonnene Mengen eingetragenBuchstabe c, auch bei der Außerbetriebnahme.
- Gasherkunft und AnlagenangabenRecycelt oder aufgearbeitet, mit Name, Unionsanschrift und gegebenenfalls Zertifikatsnummer.
- Unternehmen und Techniker beide ausgewiesenDazu gegebenenfalls die Zertifikatsnummer.
- Prüf- und Reparaturergebnisse erfasstDatum und Ergebnis, nicht nur das Datum.
- Fünfjährige Aufbewahrung auf beiden SeitenBetreiberdatensatz und Auftragnehmerkopie, auf Verlangen abrufbar.
Häufige Fragen
Welche Anlagen brauchen ein Anlagenbuch?
Anlagen, die nach Artikel 5 Absatz 1 auf Dichtheit zu prüfen sind — also mit 5 Tonnen CO2-Äquivalent oder mehr an Anhang-I-Gasen oder 1 kg oder mehr an Anhang-II-Abschnitt-1-Gasen, außer in Schäumen enthaltenen Gasen. Bestimmte hermetisch geschlossene Anlagen und Schaltanlagen sind von der Prüfpflicht und damit von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.
Genügt eine Akte für den ganzen Standort?
Nein. Artikel 7 Absatz 1 verlangt Aufzeichnungen je Anlage. Eine Standortakte kann die Historie einer einzelnen Maschine nicht zeigen.
Wie lange sind die Aufzeichnungen aufzubewahren?
Mindestens fünf Jahre, sowohl beim Betreiber als auch als Kopie bei den Unternehmen, die installiert, gewartet, instand gehalten, rückgewonnen, repariert, geprüft oder außer Betrieb genommen haben. Dies gilt, sofern die Aufzeichnungen nicht in einer Datenbank der zuständigen Behörden des Mitgliedstaats gespeichert sind.
Muss der Servicebetrieb eine Kopie führen?
Ja. Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe b verpflichtet Unternehmen, die die Tätigkeiten nach Artikel 7 Absatz 1 Buchstabe e für Betreiber ausführen, Kopien dieser Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Muss ich festhalten, wer die Arbeit ausgeführt hat?
Ja. Buchstabe e verlangt die Identität des Unternehmens, gegebenenfalls seine Zertifikatsnummer und, wenn es eine juristische Person ist, die Identifikationsangaben von Unternehmen und ausführender natürlicher Person.
Muss ich festhalten, woher das Gas stammt?
Bei Nachfüllungen verlangt Buchstabe d Menge und Art der Gase, ob sie recycelt oder aufgearbeitet wurden, Name und Anschrift der Recycling- oder Aufarbeitungsanlage in der Union und gegebenenfalls deren Zertifikatsnummer.
Ist ein digitaler Datensatz zulässig?
Die Verordnung schreibt kein Medium vor. Sie verlangt, die Aufzeichnungen zu erstellen, für die Aufbewahrungsfrist zu führen und auf Verlangen vorzulegen. Artikel 7 Absatz 6 erlaubt der Kommission, das Format durch Durchführungsrechtsakt festzulegen.
Was gilt bei der Verschrottung einer Anlage?
Buchstabe g verlangt, im Datensatz die Maßnahmen zur Rückgewinnung und Entsorgung der Gase festzuhalten. Die Rückgewinnung selbst muss von einer Person mit dem einschlägigen Zertifikat nach Artikel 10 ausgeführt werden.
Amtliche Quellen
Die Artikel 5, 7 und 29 wurden unmittelbar im Amtsblatttext über das Amt für Veröffentlichungen der EU gelesen.
Aktualität dieses Leitfadens und Haftungsgrenzen
Einige Mitgliedstaaten betreiben eine eigene Datenbank oder schreiben ein nationales Formular vor. Wo dies der Fall ist, gilt dieses Formular. Die Artikelverweise wurden zum oben angegebenen Prüfdatum kontrolliert.
Dies sind allgemeine Informationen von EgoLog auf Grundlage der Verordnung und amtlicher Unterlagen der Kommission. Sie sind keine Rechtsberatung.
Ob eine bestimmte Maschine der Aufzeichnungspflicht unterliegt, hängt von Füllmenge, Gas und hermetischer Ausführung ab. Bei Unklarheit fragen Sie Ihre zuständige nationale Behörde.