Respuesta rápida
El F-gas Portal es el sistema en línea central de la Comisión Europea para los gases fluorados de efecto invernadero. Ahí se mantiene el registro de empresas, se gestiona el sistema de cuotas de HFC, se generan las licencias de importación y exportación y se accede a la herramienta de notificación anual.
Esta guía trata una sola operación: el registro de una empresa en el F-gas Portal. La solicitud siempre la inicia una persona identificada por su nombre mediante una cuenta personal de EU Login, pero el registro pertenece a la empresa. Para importadores y exportadores, un registro válido constituye la propia licencia de importación o exportación exigida por el Reglamento sobre gases fluorados.
El registro no es un certificado de gases fluorados para técnicos o empresas, ni es una cuota. Son sistemas distintos, explicados en la sección 4. La Comisión aspira a tramitar una solicitud de registro en 10 días hábiles.
Qué es el F-gas Portal
La base jurídica del portal es el artículo 20 del Reglamento (UE) 2024/573, el Reglamento sobre gases fluorados que entró en vigor el 11 de marzo de 2024 y derogó el Reglamento (UE) n.º 517/2014. El Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2473 define los requisitos de registro, la obligación de mantenerlo actualizado, el tratamiento de datos personales y los motivos por los que la Comisión puede denegar, suspender o cancelar un registro.
A través del portal, la Comisión gestiona el sistema de cuotas de HFC, las transferencias de cuota y las autorizaciones, la licencia de importación y exportación y el acceso a la notificación. El portal está interconectado con el entorno de ventanilla única de la UE para las aduanas, razón práctica por la que los datos del registro deben coincidir con los que ven las autoridades aduaneras.
El F-gas Portal es un registro y un sistema administrativo. La Comisión Europea señala que no es una plataforma de comercio: allí no se venden gases, cuotas ni equipos.
Quién puede tener que registrarse
La guía de la Comisión para las empresas de la UE enumera las actividades que exigen un registro válido. El registro puede aplicarse si la empresa:
- importa o exporta a granel, es decir, en recipientes y botellas, gases fluorados enumerados en los anexos I, II o III del Reglamento;
- importa o exporta productos y aparatos que contienen esos gases, como equipos de refrigeración, aire acondicionado (incluido en vehículos) y bombas de calor, o inhaladores dosificadores;
- produce en la UE gases fluorados enumerados en los anexos I, II o III;
- suministra o recibe HFC para su destrucción, para su uso como materia prima en producción química, para exportación directa, para equipos militares o para el grabado de material semiconductor y la limpieza de cámaras de deposición química en fase de vapor;
- recibe HFC para la fabricación de inhaladores dosificadores;
- regenera o destruye gases fluorados enumerados en los anexos I, II o III;
- presenta una declaración de cuota, recibe cuota o realiza o recibe una transferencia de cuota.
La excepción mencionada en la guía se refiere a las mercancías mantenidas únicamente en el régimen aduanero de depósito temporal. También deben registrarse los auditores independientes que verifican los informes de las empresas, siguiendo su propio documento de orientación.
No toda empresa de refrigeración o climatización tiene que registrarse. La obligación depende de la actividad, no del sector. Una empresa que solo instala, mantiene o repara equipos dentro de un Estado miembro tiene obligaciones distintas, sobre todo de certificación y registro documental, y debería consultar la página de la Comisión sobre las obligaciones de las partes interesadas antes de decidir.
Registro, certificación, cuota y licencia no son lo mismo
Estos términos se confunden con frecuencia, incluso por parte de los proveedores. Son sistemas separados, con autoridades y documentos distintos.
| Término | Qué es en realidad |
|---|---|
| EU Login | La cuenta personal de autenticación de la Comisión Europea. Pertenece a una persona, no a una empresa, y es solo la llave para abrir el portal. |
| Registro en el F-gas Portal | Inscripción de la empresa en el registro de la Comisión, con arreglo al artículo 20 del Reglamento (UE) 2024/573 y al Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2473. Lo concede la Comisión Europea. |
| Licencia de importación y exportación | No es una solicitud aparte. Para importadores y exportadores registrados, un registro válido constituye la licencia; el documento se descarga del portal cuando el estado es válido. |
| Cuota | El derecho a comercializar HFC a granel en el mercado de la UE. Afecta a productores e importadores de HFC a granel. Es independiente del registro y no se concede automáticamente. |
| Autorización de cuota | Lo que necesita un importador de aparatos o productos precargados con HFC. Se obtiene de un titular de cuota, no del registro. |
| Certificado de gases fluorados | Formación y certificación de personas físicas y empresas conforme al artículo 10 del Reglamento, para actividades como instalación, mantenimiento, control de fugas y recuperación. Se expide mediante los sistemas nacionales de certificación, no por la Comisión ni a través del F-gas Portal. |
| IVA y EORI | Identificadores fiscales y aduaneros expedidos por las autoridades nacionales. Son datos obligatorios en el formulario de registro, pero no los concede el portal. |
Qué preparar antes de empezar
La mayoría de las solicitudes devueltas fallan por datos que no coinciden entre bases de datos. Reúne lo siguiente antes de abrir el formulario.
- La denominación exacta de la empresa, incluida la forma jurídica, escrita igual que en la base de datos del IVA, en la base de datos EORI y en la ficha de identificación financiera.
- La dirección física del establecimiento permanente, es decir, un lugar fijo de actividad donde estén presentes de forma permanente los recursos humanos y técnicos necesarios. Cada dirección física solo puede albergar una empresa registrada.
- Un número de IVA válido para el país seleccionado. Compruébalo primero en VIES; la guía indica presentar la solicitud solo cuando figure como válido. Cada número de IVA puede registrarse una sola vez.
- Un número EORI válido, comprobado en la base de datos de validación EORI. Cada número EORI puede registrarse una sola vez, y un EORI no válido significa mercancías bloqueadas en aduana.
- Una cuenta EU Login a nombre de una persona, con una dirección de correo profesional individual. Los buzones funcionales como info@ u oficina@ no se aceptan, en principio, como dirección principal.
- El gestor de la cuenta: una persona empleada o titular real de la empresa, autorizada a realizar en el portal todas las actividades en su nombre.
- La persona autorizante: nombre y cargo de alguien con competencia para formular declaraciones jurídicamente vinculantes por la empresa, por ejemplo un administrador. Esta persona firma la declaración del formulario de registro.
- Papel con membrete y un escáner o la cámara del móvil, para la declaración del formulario de registro firmada.
- Justificante bancario: o bien una ficha de identificación financiera cumplimentada, firmada y fechada por el titular de la cuenta y firmada y sellada por el banco, o bien un extracto bancario de la empresa de una antigüedad máxima de tres meses con la denominación, la dirección completa y el número de cuenta. La cuenta debe estar abierta en la UE.
- Una imagen clara de tus actividades, para poder seleccionar correctamente las especificaciones de actividad.
La guía de la Comisión no publica formatos de archivo ni tamaños máximos para las cargas. Lee los límites que muestre el portal en el momento de subir el documento, en lugar de suponerlos.
Crear la cuenta EU Login
La cuenta EU Login es personal. Debe llevar el nombre y los apellidos de una persona real; una cuenta creada con el nombre de la empresa no sirve para registrar una empresa.
Crea la cuenta
Abre la página oficial de registro de EU Login y crea una cuenta con tu nombre, tus apellidos y una dirección de correo profesional individual vinculada a la empresa, por ejemplo [email protected].
Confirma la dirección de correo
EU Login envía un mensaje a la dirección indicada; síguelo para establecer la contraseña. Si no llega nada, revisa la carpeta de correo no deseado antes de crear una segunda cuenta, porque las cuentas duplicadas causan problemas después.
Configura la verificación en dos pasos
La Comisión publica un tutorial sobre la autenticación de doble factor en EU Login y una dirección de soporte para problemas de acceso. Elige un método que sigas controlando dentro de un año y anota cuál es.
Mantén la cuenta utilizable
Si más adelante cambian el nombre o el correo del gestor de la cuenta, el cambio se hace primero en EU Login. Después hay que descargar, cumplimentar y volver a subir la declaración del formulario de registro, porque esos datos se toman automáticamente de EU Login.
No compartas nunca tu contraseña de EU Login ni un código de verificación, ni siquiera con quien se presente como personal de la Comisión, consultor o proveedor. Ningún procedimiento oficial los solicita.
Acceder al F-gas Portal
El portal está en fgas-licensing.ec.europa.eu y se abre con la cuenta EU Login.
Inicia sesión con EU Login
Usa la misma dirección de correo y contraseña de la cuenta EU Login que has creado. El portal reconoce la cuenta y muestra el punto de entrada al registro.
Comprueba si la empresa ya existe
Introduce el número de IVA y usa la función CHECK. El portal responde si ese número ya pertenece a una empresa registrada.
Si ya existe, no te registres otra vez
Cada número de IVA, cada número EORI y cada dirección física admiten un solo registro. Si ya existe, pregunta a [email protected] quién es el gestor de la cuenta; esa persona puede añadirte como usuario adicional al registro existente.
Confirma que quieres registrarte
Una ventana emergente pide confirmación. También recuerda algo sobre la cuota: una nueva declaración para obtener cuota puede presentarse hasta el 1 de abril de 2027 para los años 2028 a 2030, y la asignación de cuota ya no es gratuita.
Introducir los datos de la empresa
El formulario se cumplimenta en un orden fijo y cada pantalla se guarda con SAVE AND CONTINUE. Según la guía de la Comisión, la secuencia es: denominación y país, especificaciones de actividad, opciones de consentimiento, datos de la organización, persona de contacto y gestor de la cuenta, persona autorizante, declaración del formulario de registro e identificación financiera.
- Denominación y país — el nombre de la empresa con su forma jurídica y el país del establecimiento permanente.
- Datos de la organización — dirección física, número de IVA y número EORI. La dirección debe ser idéntica en la base de datos del IVA, en la base de datos EORI y en la ficha de identificación financiera.
- Persona de contacto y gestor de la cuenta — nombre, apellidos y correo se toman automáticamente de EU Login. Hay que marcar dos confirmaciones: que eres persona empleada o titular real y que estás autorizado a actuar por la empresa en el portal. Si no cumples ambas, la empresa debe designar a otro gestor de la cuenta.
- Persona autorizante — nombre y cargo de quien te autorizó. Ese nombre aparece automáticamente como firmante en la declaración del formulario de registro.
- Opciones de consentimiento — los importadores de HFC a granel y los importadores de aparatos con HFC pueden consentir aparecer en las listas de contacto del portal, para que otras empresas registradas puedan dirigirse a ellos. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento.
- Usuarios adicionales — solo pueden añadirse después de que la Comisión valide el registro; las direcciones secundarias sí pueden ser buzones funcionales.
Las pantallas y los nombres de los campos del portal pueden cambiar sin previo aviso. Las descripciones de esta guía siguen la orientación publicada por la Comisión para empresas de la UE y se verificaron en la fecha indicada al principio de la página. Lo que veas en el portal siempre prevalece sobre cualquier guía.
Elegir la especificación de actividad
Las especificaciones de actividad son un conjunto de preguntas de sí o no sobre lo que hace realmente la empresa. Cada «sí» abre subcategorías más detalladas y varias especificaciones pueden aplicarse a la vez.
Dos distinciones deciden casi todas las respuestas:
- Granel o aparato — a granel significa gas en recipientes y botellas. Aparatos y productos son bienes precargados con gas, como unidades de refrigeración, aire acondicionado y bombas de calor, vehículos o inhaladores dosificadores.
- HFC u otros gases fluorados — el sistema de cuotas de la UE se aplica solo a los HFC de la sección 1 del anexo I, incluidas las mezclas que los contienen. Las sustancias de la sección 1 del anexo II, incluidas las HFO como el R1234yf, no están sujetas al sistema de cuotas de HFC.
Los importadores de HFC a granel eligen además el régimen aduanero: despacho a libre práctica u otro régimen, como el tránsito. Esa elección determina qué partes del portal, por ejemplo cuotas y declaraciones, quedan disponibles.
La guía de la Comisión advierte de que, sin la especificación correcta, la empresa recibe un tipo de licencia comercial equivocado, no recibe las notificaciones pertinentes y puede ver sus mercancías bloqueadas en aduana. Cambiar las especificaciones tras la aprobación se notifica a la Comisión, que puede pedir más información. Si no tienes certeza sobre qué especificación aplicar, pregunta a la Comisión Europea o a tu autoridad nacional competente antes de presentar la solicitud.
Subir los documentos
La guía de la Comisión para empresas de la UE confirma dos cargas de documentos.
- La declaración del formulario de registro — se descarga en blanco del portal, se imprime en papel con membrete de la empresa sin modificar el texto de la plantilla, la fecha y firma la persona autorizante que hayas indicado, y la sube como escaneo o fotografía el gestor de la cuenta desde su propia cuenta EU Login.
- Prueba de la existencia jurídica de la empresa — o bien la ficha de identificación financiera descargada del portal, cumplimentada íntegramente, firmada y fechada por el titular de la cuenta y firmada y sellada por el banco, o bien un extracto bancario de la empresa de una antigüedad máxima de tres meses con la denominación, la dirección completa y el número de cuenta. La cuenta debe estar abierta en la UE y sus datos deben coincidir con los de la empresa.
La Comisión también puede solicitar otros elementos, por ejemplo información sobre la titularidad real o sobre empresas vinculadas. Esas solicitudes aparecen en el menú TASKS del portal junto con un plazo.
La declaración del formulario de registro debe cumplimentarse y subirse de nuevo tras cualquiera de estos cambios: el nombre o el correo del gestor de la cuenta en EU Login, un nuevo gestor de la cuenta, la denominación de la empresa, el número de IVA o una nueva persona autorizante.
Presentar la solicitud
La presentación es un único clic irreversible, así que las comprobaciones van antes, no después.
Comprobación final de los datos
Compara la denominación, la dirección, el número de IVA y el EORI de la pantalla con VIES, la base de datos EORI y la ficha de identificación financiera o el extracto bancario, carácter a carácter.
Revisa las firmas
La declaración del formulario de registro debe estar impresa en papel con membrete y fechada y firmada por la persona designada como persona autorizante, no por otra.
Envía
Usa SUBMIT en la esquina inferior derecha y confirma en la ventana emergente que quieres presentar la solicitud.
Guarda el justificante
Tras una presentación correcta, el estado pasa a REQUESTED. Anota la fecha, mantén accesible el correo del gestor de la cuenta y archiva una copia de todo lo subido.
Seguir el estado de la solicitud
La Comisión aspira a tramitar las solicitudes de registro en 10 días hábiles, pero su guía indica que puede tardar más en periodos de alta carga y pide expresamente que no se envíen correos recordatorios, porque ralentizan la tramitación para todos.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Draft | Iniciada pero no presentada. No hay registro válido ni identificador del F-gas Portal. |
| Requested | Presentada y a la espera de la revisión de la Comisión. |
| Revision | Devuelta para corrección. Los motivos se ven en el portal; resuélvelos todos y vuelve a presentarla. |
| Valid | Aprobada. El identificador del F-gas Portal aparece en el menú PROFILE, en los datos de la organización. |
Las notificaciones se envían por correo a la dirección registrada del gestor de la cuenta, y el menú TASKS recoge las solicitudes de información adicional junto con sus plazos. La guía advierte de que no atender una tarea de forma completa y exacta puede llevar a la cancelación del registro, de una declaración de cuota, de la cuota o de las autorizaciones.
Los diez días hábiles son el objetivo declarado de la Comisión, no un plazo de tramitación garantizado jurídicamente. No planifiques una fecha de importación suponiendo que el registro estará válido un día concreto.
Después de que el registro sea válido
Un registro válido es el punto de partida, no la meta. Según las actividades seleccionadas, puede aplicarse lo siguiente.
- Identificador del F-gas Portal — visible en el menú PROFILE, en los datos de la organización, cuando el estado es válido. En los estados draft, revision o requested no hay identificador.
- Licencia de importación y exportación — los importadores, productores y exportadores registrados la descargan del portal con el botón IMPORT/EXPORT LICENSE de la esquina superior derecha. En cualquier otro estado, la empresa no dispone de licencia.
- Cuota — necesaria para comercializar HFC a granel en el mercado de la UE. La próxima declaración de cuota puede presentarse hasta el 1 de abril de 2027 para los años 2028 a 2030. Desde la asignación correspondiente a 2026, la asignación de cuota está sujeta a un precio de 3 EUR por tonelada de CO2 equivalente.
- Autorizaciones — los importadores de aparatos y productos precargados con HFC necesitan autorizaciones obtenidas de un titular de cuota; se gestionan en el portal.
- Notificación — la notificación anual con arreglo al artículo 26 vence el 31 de marzo respecto del año natural anterior, a través del sistema de notificación accesible desde el portal. Cuando se aplican los umbrales, el informe de verificación de un auditor independiente vence el 30 de abril, y el auditor debe estar previamente registrado en el portal.
- Aduanas — el portal está interconectado con la ventanilla única aduanera de la UE, de modo que el número EORI y las especificaciones de actividad deben ser correctos para que las mercancías se despachen.
- Mantener el registro al día — el formulario de registro debe mantenerse actualizado para seguir siendo válido. El Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2473 fija los motivos por los que la Comisión puede denegar, suspender o cancelar un registro.
Un registro válido en el F-gas Portal no autoriza por sí solo cualquier operación comercial. Las cuotas, las autorizaciones, la certificación nacional, las normas de transporte y las formalidades aduaneras se aplican además y se comprueban por separado.
Errores frecuentes
- Elegir la especificación de actividad equivocada. Se obtiene el tipo de licencia incorrecto, se pierden notificaciones y las mercancías pueden quedar bloqueadas en aduana.
- Crear un segundo registro para una empresa que ya tiene uno. Un número de IVA, un EORI y una dirección física admiten un solo registro; la vía correcta es que te añadan como usuario.
- Mezclar la identidad personal y la de la empresa. El EU Login debe estar a nombre de una persona con dirección profesional individual, mientras que el registro pertenece a la empresa.
- Datos discordantes de IVA, EORI y dirección. La denominación y la dirección deben ser idénticas en VIES, en la base de datos EORI y en el documento bancario.
- Presentar con un IVA o un EORI que las bases de datos muestran como no válidos. La guía pide presentar solo tras confirmar la validez; de lo contrario, la solicitud se devuelve.
- Designar un gestor de la cuenta que no es persona empleada ni titular real. Ambas condiciones deben confirmarse marcando las casillas.
- Que la declaración del formulario de registro la firme alguien sin competencia, o alguien distinto de la persona designada como persona autorizante.
- Creer que el registro en el portal sustituye al certificado de gases fluorados. La certificación de personas y empresas es un sistema nacional aparte, previsto en el artículo 10.
- Creer que el registro concede cuota o permiso de importación de forma automática. Las cuotas y las autorizaciones son independientes y no se expiden con el registro.
- No seguir las notificaciones. Los correos llegan a la dirección del gestor de la cuenta y las tareas aparecen con plazos en el menú TASKS; pasarlas por alto puede costar el registro.
Lista de comprobación antes de presentar
- EU Login está a nombre de una personaNombre, apellidos y una dirección de correo profesional individual; los buzones funcionales no se aceptan en principio.
- La empresa no está ya registradaComprobado en el portal con el número de IVA mediante la función CHECK.
- Número de IVA confirmado como válidoVerificado en VIES el mismo día de la presentación.
- Número EORI confirmado como válidoVerificado en la base de datos de validación EORI.
- La denominación y la dirección son idénticas en todas partesLa misma redacción en la base de datos del IVA, en la EORI, en los datos de la organización y en el documento bancario.
- Establecimiento permanenteUn lugar fijo de actividad con recursos humanos y técnicos presentes de forma permanente, usado por una sola empresa registrada.
- Especificaciones de actividad seleccionadas correctamenteGranel o aparato, HFC u otros gases fluorados y el régimen aduanero correcto.
- Declaración del formulario de registro firmadaImpresa en papel con membrete, sin modificar el texto de la plantilla, fechada y firmada por la persona autorizante designada.
- Justificante bancario preparadoUna ficha de identificación financiera cumplimentada o un extracto bancario de menos de tres meses de una cuenta de la UE.
- Hay copia archivada de todoDocumentos subidos, fecha de presentación y correo del gestor de la cuenta.
Preguntas frecuentes
¿El registro en el F-gas Portal es gratuito?
El material publicado por la Comisión Europea no fija una tasa por el registro en sí. Lo que tiene precio es la cuota: desde la asignación correspondiente a 2026, la asignación de cuota está sujeta a 3 EUR por tonelada de CO2 equivalente. Trata el registro y la cuota como asuntos distintos y consulta las páginas de la Comisión antes de presupuestar.
¿EU Login y el F-gas Portal son lo mismo?
No. EU Login es el servicio personal de autenticación de la Comisión, usado en muchos de sus sistemas. El F-gas Portal es el registro en sí. Necesitas una cuenta EU Login para entrar en el portal, pero tenerla no registra a tu empresa.
¿Toda empresa de refrigeración tiene que registrarse?
No. La obligación depende de la actividad: importación, exportación, producción, destrucción, regeneración, ciertos supuestos de suministro y recepción de HFC y las actividades relacionadas con la cuota. Una empresa que solo instala o mantiene equipos dentro de un Estado miembro se ocupa normalmente de la certificación y del registro documental. Consulta la página de la Comisión sobre obligaciones de las partes interesadas para tu caso.
¿El registro en el portal sustituye al certificado de gases fluorados?
No. La formación y la certificación de personas físicas y empresas se rigen por el artículo 10 del Reglamento (UE) 2024/573 y se articulan mediante los sistemas nacionales de certificación. El F-gas Portal no expide esos certificados.
¿Hacen falta número de IVA y EORI?
El formulario de registro pide ambos, y la guía de la Comisión indica consignarlos correctamente, verificarlos en las bases de datos del IVA y EORI antes de presentar, y advierte de que un EORI no válido supone mercancías bloqueadas en aduana. Si aún no tienes EORI, la Comisión remite a los procedimientos nacionales para obtenerlo.
¿Cuánto tarda el registro?
La Comisión aspira a tramitar las solicitudes en 10 días hábiles y su guía señala que en periodos de alta carga puede tardar más. Es un objetivo, no un plazo legal garantizado. La guía también pide no enviar correos recordatorios, porque ralentizan la tramitación.
¿Qué ocurre si la solicitud se devuelve o se deniega?
Si hace falta más información, la Comisión devuelve la solicitud con los motivos y avisa por correo a la persona de contacto. Entra, lee los motivos, resuélvelos todos y vuelve a presentarla. El Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2473 también establece los motivos de denegación, suspensión y cancelación.
¿Cómo se actualizan los datos de la empresa tras la aprobación?
La mayoría de los campos se editan en el menú PROFILE con el botón EDIT y luego se guardan. Algunos cambios exigen descargar, firmar y volver a subir la declaración del formulario de registro: el nombre o el correo del gestor de la cuenta, un nuevo gestor, la denominación de la empresa, el número de IVA o una nueva persona autorizante. Para un cambio de denominación, la Comisión pide un correo a [email protected] con el documento oficial del registro mercantil.
Fuentes oficiales
Cada afirmación de esta guía procede de las fuentes primarias siguientes. No se han utilizado blogs, consultoras ni páginas comerciales.
Vigencia de esta guía y límites de responsabilidad
La interfaz del F-gas Portal, los nombres de sus campos y el procedimiento administrativo pueden cambiar en cualquier momento. Consulta las páginas oficiales de la Comisión Europea y el propio portal antes de iniciar un registro.
Esta guía es información general elaborada por EgoLog a partir de las fuentes oficiales enumeradas más arriba y refleja esas fuentes tal como estaban en la fecha de verificación indicada al principio de la página. No es asesoramiento jurídico, aduanero ni de certificación, y no genera obligación alguna para la Comisión Europea ni para ninguna autoridad nacional.
Las decisiones sobre si tu empresa debe registrarse, qué especificación de actividad se aplica y qué documentos exige tu caso siguen siendo tuyas. Si la situación no está clara, pregunta a la Comisión Europea o a tu autoridad nacional competente antes de presentar la solicitud.