Cum te înregistrezi pas cu pas în F-gas Portal (UE)

Răspuns rapid

F-gas Portal este sistemul online central al Comisiei Europene pentru gazele fluorurate cu efect de seră. Acolo se află registrul întreprinderilor, se administrează sistemul de cote pentru HFC, se emit licențele de import și export și se obține accesul la instrumentul de raportare anuală.

Acest ghid tratează o singură operațiune: înregistrarea unei întreprinderi în F-gas Portal. Cererea este întotdeauna inițiată de o persoană identificată nominal, printr-un cont personal EU Login, însă înregistrarea aparține firmei. Pentru importatori și exportatori, o înregistrare valabilă constituie chiar licența de import sau export cerută de Regulamentul F-gas.

Înregistrarea nu este un certificat F-gas pentru tehnicieni sau firme și nu este o cotă. Acestea sunt sisteme separate, explicate în secțiunea 4. Comisia își propune să proceseze o cerere de înregistrare în 10 zile lucrătoare.

Ce este F-gas Portal

Temeiul juridic al portalului este articolul 20 din Regulamentul (UE) 2024/573, Regulamentul F-gas intrat în vigoare la 11 martie 2024, care a abrogat Regulamentul (UE) nr. 517/2014. Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2024/2473 stabilește cerințele de înregistrare, obligația de a menține înregistrarea actualizată, prelucrarea datelor cu caracter personal și motivele pentru care Comisia poate refuza, suspenda sau anula o înregistrare.

Prin portal, Comisia administrează sistemul de cote pentru HFC, transferurile de cotă și autorizările, licențierea importurilor și exporturilor, precum și accesul la raportare. Portalul este interconectat cu mediul aferent ghișeului unic al UE pentru vamă, motiv practic pentru care datele din înregistrare trebuie să coincidă cu datele pe care le văd autoritățile vamale.

Cine poate avea obligația de înregistrare

Ghidul Comisiei pentru întreprinderile din UE enumeră activitățile care necesită o înregistrare valabilă. Înregistrarea poate fi necesară dacă întreprinderea:

• importă sau exportă în vrac (bulk), adică în recipiente și butelii, gaze fluorurate listate în anexele I, II sau III la Regulamentul F-gas;
• importă sau exportă produse și echipamente care conțin aceste gaze, precum echipamente de refrigerare, aer condiționat (inclusiv din autovehicule) și pompe de căldură sau inhalatoare cu doză măsurată;
• produce în UE gaze fluorurate listate în anexele I, II sau III;
• furnizează sau primește HFC pentru distrugere, pentru utilizare ca materie primă în producția chimică, pentru export direct, pentru echipamente militare sau pentru corodarea materialului semiconductor și curățarea camerelor de depunere chimică din vapori;
• primește HFC pentru fabricarea inhalatoarelor cu doză măsurată;
• regenerează sau distruge gaze fluorurate listate în anexele I, II sau III;
• depune o declarație de cotă, primește cotă ori efectuează sau primește un transfer de cotă.

Excepția menționată în ghid privește mărfurile păstrate exclusiv sub regimul vamal de „depozitare temporară”. Trebuie să fie înregistrați și auditorii independenți care verifică rapoartele întreprinderilor, urmând propriul document de îndrumare.

Înregistrarea, certificarea, cota și licența nu sunt același lucru

Acești termeni sunt confundați frecvent, inclusiv de furnizori. Sunt sisteme separate, cu autorități diferite și documente diferite.

Ce pregătești înainte de a începe

Majoritatea cererilor returnate cad din cauza datelor care nu coincid între baze de date. Adună următoarele înainte de a deschide formularul.

• Denumirea exactă a întreprinderii, inclusiv forma juridică, scrisă identic cu baza de date TVA, cu baza de date EORI și cu formularul de identificare financiară.
• Adresa fizică a sediului permanent de activitate, adică un loc fix de desfășurare a activității în care resursele umane și tehnice necesare sunt prezente permanent. Fiecare adresă fizică poate găzdui o singură întreprindere înregistrată.
• Un cod de TVA valabil pentru țara selectată. Verifică-l mai întâi în VIES; ghidul precizează că depunerea se face doar după ce apare ca valabil. Fiecare cod de TVA poate fi înregistrat o singură dată.
• Un număr EORI valabil, verificat în baza de date EORI. Fiecare număr EORI poate fi înregistrat o singură dată, iar un EORI nevalabil înseamnă mărfuri blocate în vamă.
• Un cont EU Login pe numele unei persoane, cu o adresă de e-mail profesională individuală. Căsuțele funcționale, precum info@ sau office@, nu sunt în principiu acceptate ca adresă principală.
• Administratorul contului: un angajat sau un beneficiar real al întreprinderii, autorizat să efectueze în numele acesteia toate operațiunile din portal.
• Persoana care autorizează: numele și funcția cuiva care are competența de a face declarații obligatorii din punct de vedere juridic pentru întreprindere, de exemplu un administrator. Această persoană semnează declarația formularului de înregistrare.
• Hârtie cu antet și un scaner sau camera telefonului, pentru declarația formularului de înregistrare semnată.
• Dovada bancară: fie un formular de identificare financiară completat, semnat și datat de titularul contului și semnat și ștampilat de bancă, fie un extras de cont al întreprinderii mai vechi de cel mult trei luni, care conține denumirea, adresa completă și numărul de cont. Contul trebuie deschis în UE.
• O imagine clară a activităților tale, pentru a putea selecta corect specificațiile de activitate.

Crearea contului EU Login

Contul EU Login este personal. Trebuie să poarte prenumele și numele unei persoane reale; un cont creat pe denumirea firmei nu poate fi folosit pentru înregistrarea unei întreprinderi.

Accesul în F-gas Portal

Portalul se află la fgas-licensing.ec.europa.eu și se deschide cu contul EU Login.

Introducerea datelor firmei

Formularul se completează într-o ordine fixă, iar fiecare ecran se salvează cu SAVE AND CONTINUE. Potrivit ghidului Comisiei, succesiunea este: denumire și țară, specificații de activitate, opțiuni de consimțământ, detaliile organizației, persoana de contact și administratorul contului, persoana care autorizează, declarația formularului de înregistrare și identificarea financiară.

• Denumire și țară — denumirea întreprinderii, inclusiv forma juridică, și țara sediului permanent de activitate.
• Detaliile organizației — adresa fizică, codul de TVA și numărul EORI. Adresa trebuie să fie identică în baza de date TVA, în baza de date EORI și pe formularul de identificare financiară.
• Persoana de contact și administratorul contului — prenumele, numele și adresa de e-mail sunt preluate automat din EU Login. Trebuie bifate două confirmări: că ești angajat sau beneficiar real și că ești autorizat să acționezi pentru întreprindere în portal. Dacă nu îndeplinești ambele condiții, întreprinderea trebuie să desemneze un alt administrator de cont.
• Persoana care autorizează — numele și funcția persoanei care te-a autorizat. Acest nume apare automat ca semnatar pe declarația formularului de înregistrare.
• Opțiuni de consimțământ — importatorii de HFC în vrac și importatorii de echipamente care conțin HFC pot consimți să apară în listele de intermediere din portal, astfel încât alte firme înregistrate să îi poată contacta. Consimțământul poate fi retras oricând.
• Utilizatori suplimentari — pot fi adăugați doar după ce Comisia a validat înregistrarea; adresele secundare pot fi căsuțe funcționale.

Alegerea specificației de activitate

Specificațiile de activitate sunt un set de întrebări cu răspuns da sau nu despre ceea ce face efectiv firma. Fiecare „da” deschide subcategorii mai detaliate, iar mai multe specificații se pot aplica simultan.

Două distincții decid aproape fiecare răspuns:

• Vrac sau echipament — vrac înseamnă gaz în recipiente și butelii. Echipamente și produse înseamnă bunuri preîncărcate cu gaz, precum unități de refrigerare, aer condiționat și pompe de căldură, autovehicule sau inhalatoare cu doză măsurată.
• HFC sau alte gaze fluorurate — sistemul UE de cote se aplică doar HFC listate în secțiunea 1 din anexa I, inclusiv amestecurilor care le conțin. Substanțele din secțiunea 1 a anexei II, inclusiv HFO precum R1234yf, nu intră în sistemul de cote pentru HFC.

Importatorii de HFC în vrac aleg în plus regimul vamal: „punere în liberă circulație” sau un alt regim, cum ar fi tranzitul. Alegerea determină ce secțiuni ale portalului, de exemplu cotele și declarațiile, devin disponibile.

Încărcarea documentelor

Două încărcări sunt confirmate de ghidul Comisiei pentru întreprinderile din UE.

• Declarația formularului de înregistrare — se descarcă necompletată din portal, se tipărește pe hârtie cu antetul firmei fără a modifica textul șablonului, se datează și se semnează de persoana care autorizează, indicată de tine, apoi se încarcă drept scan sau fotografie de către administratorul contului, din propriul cont EU Login.
• Dovada existenței juridice a întreprinderii — fie formularul de identificare financiară descărcat din portal, completat integral, semnat și datat de titularul contului și semnat și ștampilat de bancă, fie un extras de cont al întreprinderii mai vechi de cel mult trei luni, care conține denumirea, adresa completă și numărul de cont. Contul bancar trebuie deschis în UE, iar datele lui trebuie să corespundă datelor întreprinderii.

Comisia poate solicita și alte elemente, de exemplu informații despre beneficiarul real sau despre întreprinderile afiliate. Aceste solicitări apar în meniul TASKS al portalului, împreună cu un termen.

Depunerea cererii

Depunerea este un singur clic ireversibil, așa că verificările se fac înainte, nu după.

Urmărirea statusului cererii

Comisia își propune să proceseze cererile de înregistrare în 10 zile lucrătoare, însă ghidul precizează că acest lucru poate dura mai mult în perioadele aglomerate și cere explicit întreprinderilor să nu trimită e-mailuri de reamintire, pentru că acestea încetinesc procesarea pentru toată lumea.

Notificările se trimit prin e-mail la adresa înregistrată a administratorului contului, iar meniul TASKS conține solicitările de informații suplimentare, împreună cu termenele lor. Ghidul avertizează că neîndeplinirea completă și corectă a unei sarcini poate duce la anularea înregistrării, a unei declarații de cotă, a cotei sau a autorizărilor.

După ce înregistrarea devine valabilă

O înregistrare valabilă este punctul de plecare, nu linia de sosire. În funcție de activitățile selectate, pot fi aplicabile următoarele.

• F-gas Portal ID — vizibil în meniul PROFILE, la detaliile organizației, după ce statusul devine valabil. În statusurile draft, revision sau requested nu există ID.
• Licența de import și export — importatorii, producătorii și exportatorii înregistrați o descarcă din portal cu butonul IMPORT/EXPORT LICENSE din colțul din dreapta sus. În orice alt status, întreprinderea nu deține licență.
• Cota — necesară pentru introducerea pe piața UE a HFC în vrac. Următoarea declarație de cotă se poate depune până la 1 aprilie 2027, pentru anii 2028-2030. Începând cu alocarea pentru 2026, alocarea de cotă este supusă unui preț de 3 EUR pe tonă de echivalent CO2.
• Autorizările — importatorii de echipamente și produse preîncărcate cu HFC au nevoie de autorizări obținute de la un deținător de cotă; acestea se gestionează în portal.
• Raportarea — raportarea anuală în temeiul articolului 26 se depune până la 31 martie pentru anul calendaristic precedent, prin sistemul de raportare accesibil din portal. Acolo unde se aplică pragurile, raportul de verificare al unui auditor independent se depune până la 30 aprilie, iar auditorul trebuie să fie înregistrat în prealabil în portal.
• Vama — portalul este interconectat cu ghișeul unic al UE pentru vamă, deci numărul EORI și specificațiile de activitate trebuie să fie corecte pentru ca mărfurile să fie vămuite.
• Menținerea înregistrării la zi — formularul de înregistrare trebuie actualizat pentru a rămâne valabil. Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2024/2473 stabilește motivele pentru care Comisia poate refuza, suspenda sau anula o înregistrare.

Greșeli frecvente

• Alegerea specificației de activitate greșite. Urmează un tip greșit de licență, notificările se pierd, iar mărfurile pot fi blocate în vamă.
• Crearea unei a doua înregistrări pentru o firmă care are deja una. Un cod de TVA, un număr EORI și o adresă fizică pot avea fiecare o singură înregistrare; soluția corectă este adăugarea ca utilizator.
• Amestecarea identității personale cu cea a firmei. EU Login trebuie să fie pe numele unei persoane, cu adresă profesională individuală, în timp ce înregistrarea aparține firmei.
• Neconcordanțe între TVA, EORI și adresă. Denumirea și adresa trebuie să fie identice în VIES, în baza de date EORI și pe documentul bancar.
• Depunerea cu un cod de TVA sau EORI pe care bazele de date îl arată nevalabil. Ghidul cere depunerea doar după confirmarea valabilității, altfel cererea este returnată.
• Desemnarea unui administrator de cont care nu este nici angajat, nici beneficiar real. Ambele condiții trebuie confirmate prin bifare.
• Semnarea declarației formularului de înregistrare de o persoană fără competență sau de altcineva decât persoana indicată ca persoană care autorizează.
• Convingerea că înregistrarea în portal înlocuiește certificatul F-gas. Certificarea persoanelor și a societăților este un sistem național separat, prevăzut la articolul 10.
• Convingerea că înregistrarea acordă automat cotă sau permisiune de import. Cotele și autorizările sunt separate și nu se emit odată cu înregistrarea.
• Neurmărirea notificărilor. E-mailurile ajung la adresa administratorului contului, iar sarcinile apar în meniul TASKS cu termene; ratarea lor poate costa înregistrarea.

Listă de verificare înainte de depunere

• EU Login este pe numele unei persoanePrenume, nume și o adresă de e-mail profesională individuală; căsuțele funcționale nu sunt în principiu acceptate.
• Întreprinderea nu este deja înregistratăVerificat în portal cu codul de TVA, prin funcția CHECK.
• Codul de TVA confirmat ca valabilVerificat în VIES în ziua depunerii.
• Numărul EORI confirmat ca valabilVerificat în baza de date de validare EORI.
• Denumirea și adresa sunt identice peste totAceeași formulare în baza de date TVA, în baza EORI, în detaliile organizației și pe documentul bancar.
• Sediu fizic de activitateUn loc fix de desfășurare a activității, cu resurse umane și tehnice permanent prezente, folosit de o singură întreprindere înregistrată.
• Specificațiile de activitate selectate corectVrac sau echipament, HFC sau alte gaze fluorurate și regimul vamal corect.
• Declarația formularului de înregistrare semnatăTipărită pe hârtie cu antet, cu textul șablonului nemodificat, datată și semnată de persoana care autorizează, indicată nominal.
• Dovada bancară pregătităUn formular de identificare financiară completat sau un extras de cont mai vechi de cel mult trei luni, pentru un cont din UE.
• O copie a tuturor documentelor este arhivatăDocumentele încărcate, data depunerii și adresa de e-mail a administratorului contului.

Întrebări frecvente

Surse oficiale

Fiecare afirmație din acest ghid provine din sursele primare de mai jos. Nu au fost folosite bloguri, firme de consultanță sau pagini comerciale.

Actualitatea ghidului și limitele răspunderii

Acest ghid este informare generală, pregătită de EgoLog pe baza surselor oficiale enumerate mai sus, și reflectă acele surse așa cum se prezentau la data verificării afișată în partea de sus a paginii. Nu constituie consultanță juridică, vamală sau de certificare și nu creează nicio obligație în sarcina Comisiei Europene sau a vreunei autorități naționale.

Deciziile privind obligația de înregistrare a întreprinderii tale, specificația de activitate aplicabilă și documentele necesare în cazul tău îți rămân în întregime. Dacă situația este neclară, întreabă Comisia Europeană sau autoritatea națională competentă înainte de a depune.