Kort antwoord
Artikel 26 van Verordening (EU) 2024/573 stelt één hoofddatum: 31 maart, elk jaar, over het voorgaande kalenderjaar. Je rapporteert de gegevens uit bijlage IX, via het systeem dat vanuit het F-gas Portal bereikbaar is.
Bij grotere volumes volgt een tweede datum: 30 april, wanneer een onafhankelijke auditor het verslag moet bevestigen. En daartussen zit een valkuil — een quotumhouder die niets in de handel bracht, dient tóch een nulmelding in.
Het jaarverslag zegt wat je vorig jaar deed. Een quotumverklaring vraagt toekomstig quotum aan, in een apart venster. Deel 8 legt het verschil uit.
Wie moet rapporteren
Artikel 26 heeft geen enkel publiek. Elk lid voegt een groep toe, met een eigen drempel.
| Wie | Wat het activeert |
|---|---|
| Producenten, importeurs, exporteurs | Hebben fluorkoolwaterstoffen in welke hoeveelheid dan ook geproduceerd, in- of uitgevoerd, of meer dan één metrieke ton dan wel 100 ton CO2-equivalent aan andere gefluoreerde broeikasgassen (artikel 26, lid 1). |
| Ondernemingen die quotum ontvangen | Hebben op grond van artikel 21, lid 1, overgedragen quotum ontvangen — zij rapporteren ook (artikel 26, lid 1). |
| Ondernemingen die gassen vernietigden | Vernietigden HFK's of hoeveelheden andere gefluoreerde broeikasgassen boven de drempel (artikel 26, lid 2). |
| Grondstofgebruikers en voorraadhouders | Gebruikten gassen als grondstof of hielden voorraad in het voorgaande jaar (artikel 26, lid 3). |
| Ondernemingen die apparatuur in de handel brengen | Brachten 10 ton CO2-equivalent of meer aan HFK's, of 100 ton CO2-equivalent of meer aan andere F-gassen, vervat in producten of apparatuur, in de handel (artikel 26, lid 4). |
| Ontvangers van vrijgestelde hoeveelheden | Ontvingen HFK-hoeveelheden onder artikel 16, lid 2 — vernietiging, grondstof, directe uitvoer of militair gebruik (artikel 26, lid 5). |
De drempel van 10 ton voor apparatuur ligt veel lager dan de rest. Een bedrijf dat bescheiden hoeveelheden voorgevulde apparatuur invoert, kan onder lid 4 vallen terwijl het denkt dat rapportage iets voor bulkhandelaren is.
De twee termijnen
| Datum | Wat verschuldigd is |
|---|---|
| 31 maart | Het jaarverslag met de gegevens uit bijlage IX over het voorgaande kalenderjaar, en de nulmelding waar die geldt. |
| 30 april | Verificatie door een onafhankelijke auditor wanneer 1 000 ton CO2-equivalent of meer aan HFK's in de handel is gebracht (lid 8), en het verificatieverslag voor importeurs van voorgevulde apparatuur boven diezelfde drempel (lid 7). |
Beide zijn jaarlijks en terugkerend. De eerste verslagen in het huidige format waren op 31 maart 2025 verschuldigd, over kalenderjaar 2024.
De nulmelding
Dit is de meest gemiste verplichting. Op grond van artikel 26, lid 1, moet een producent of importeur aan wie quotum is toegewezen, of aan wie quotum is overgedragen op grond van artikel 21, lid 1, maar die in het voorgaande jaar geen fluorkoolwaterstoffen in de handel bracht, toch rapporteren — met een nulmelding.
Met andere woorden: quotum houden schept op zichzelf een rapportageplicht. Een rustig jaar heft die niet op; het verandert alleen wat je indient.
De Commissie kan "niets te melden" niet onderscheiden van "niet gemeld". Stilte oogt als niet-naleving, en de registratie in het F-gas Portal moet op orde blijven om geldig te blijven.
Wat bijlage IX werkelijk vraagt
Bijlage IX heet "Gegevens die op grond van artikel 26 moeten worden gerapporteerd" en is fijnmaziger dan één tonnagecijfer. Afhankelijk van je rol vraagt zij onder meer:
- de totale hoeveelheid van elke stof uit de bijlagen I, II en III die is geproduceerd, ingevoerd of uitgevoerd, per stof en niet als totaal;
- de belangrijkste toepassingscategorieën waarin de stof wordt gebruikt;
- de in de handel gebrachte hoeveelheden, apart uitgesplitst voor grondstofgebruik, vernietigde hoeveelheden, directe uitvoer, productie van dosisaerosolen, militaire uitrusting en het etsen van halfgeleiders of het reinigen van kamers;
- hoeveelheden die zijn ingevoerd zonder in het vrije verkeer te zijn gebracht en zijn heruitgevoerd in producten of apparatuur;
- hoeveelheden HFK's in voorgemengde polyolen;
- voor vernietiging en grondstof de identiteit van de onderneming die vernietigde of de grondstof gebruikte.
Dit is eind maart niet uit facturen alleen te reconstrueren. Hoeveelheden moeten het jaar door per stof en per bestemmingscategorie worden bijgehouden, met de tegenpartij bij vernietiging, grondstof en directe uitvoer.
Wanneer een onafhankelijke auditor nodig is
Artikel 26, lid 8, geldt voor ondernemingen die op grond van lid 1 het in de handel brengen van 1 000 ton CO2-equivalent of meer aan fluorkoolwaterstoffen in het voorgaande jaar rapporteren. Zij moeten de juistheid van het verslag met een redelijke mate van zekerheid laten bevestigen door een onafhankelijke auditor, vóór 30 april.
De auditor is niet vrij te kiezen. Die moet geregistreerd zijn in het F-gas Portal en geaccrediteerd — hetzij op grond van Richtlijn 2003/87/EG, hetzij om jaarrekeningen te controleren volgens het recht van de betrokken lidstaat.
Lid 7 stelt een parallelle plicht voor apparatuur: importeurs die voorgevulde apparatuur als bedoeld in artikel 19 met ten minste 1 000 ton CO2-equivalent aan HFK's in de handel brachten, waarbij die HFK's vóór het vullen niet in de handel waren gebracht, dienen vóór 30 april een verificatieverslag in op grond van artikel 19, lid 3.
De auditor moet vóór de verificatie in het portaal geregistreerd zijn. In april ontdekken dat de gekozen auditor dat niet is, laat geen tijd om het recht te zetten.
Hoe het verslag wordt ingediend
De rapportage loopt via het F-gas Portal. Zodra je registratiestatus geldig is, geeft het portaal toegang tot het rapportagesysteem — het materiaal van de Commissie wijst op de rapportageknop in het portaalprofiel, die de Business Data Repository opent die voor F-gasrapportage wordt gebruikt.
Het format zelf is vastgesteld in Uitvoeringsverordening (EU) 2024/2195, geïntegreerd in het rapportage-instrument van het portaal; de eerste indiening in dat format was op 31 maart 2025 verschuldigd over de gegevens van 2024.
Praktische volgorde: bevestig dat de registratie geldig is, stel vast wie binnen het bedrijf accountbeheerder is, verzamel de cijfers uit bijlage IX per stof, dien in vóór 31 maart en laat, als de drempel wordt overschreden, de verificatie vóór 30 april afronden.
Jaarverslag versus quotumverklaring
Deze twee worden verward omdat ze allebei via het F-gas Portal lopen en allebei met quotum te maken hebben.
| Jaarverslag | Quotumverklaring | |
|---|---|---|
| Doel | Zegt wat je vorig jaar deed | Vraagt quotum voor komende jaren |
| Wanneer | Elk jaar, vóór 31 maart | Alleen als het venster open is |
| Grondslag | Artikel 26 en bijlage IX | Artikel 17 en het quotumhoofdstuk |
| Volgende gelegenheid | De volgende 31 maart | Tot 1 april 2027, voor 2028 tot en met 2030 |
De Commissie wijst producenten en importeurs jaarlijks quotum toe, en vanaf de toewijzing voor 2026 geldt daarvoor een prijs van 3 EUR per ton CO2-equivalent. Niets daarvan vervangt het jaarverslag.
Veelgemaakte fouten
- De nulmelding overslaan. Quotum houden en niets in de handel brengen vereist toch een indiening.
- Denken dat rapportage alleen over bulk gaat. Lid 4 vangt apparatuur al vanaf 10 ton CO2-equivalent aan HFK's.
- Eén totaal rapporteren. Bijlage IX vraagt per stof en apart per bestemmingscategorie.
- De auditor tot april uitstellen. Die moet al in het portaal geregistreerd zijn, en de verificatie is op 30 april verschuldigd.
- Jaarverslag en quotumverklaring verwarren. Andere artikelen, andere vensters, ander doel.
- Tegenpartijen niet vastleggen. Vernietiging, grondstof en directe uitvoer vragen om de betrokken onderneming.
- Heruitgevoerde goederen vergeten. Zonder in het vrije verkeer brengen ingevoerd en in producten heruitgevoerd wordt apart gemeld.
- De registratie laten verlopen. Rapportage loopt via het portaal; een ongeldige registratie blokkeert de weg.
Controlelijst voor het rapportageseizoen
- Registratie geldig in het F-gas PortalStatus geldig en de accountbeheerder bereikbaar op het geregistreerde adres.
- Eigen rapportagegrond bepaaldWelk lid van artikel 26 op je van toepassing is, en bij welke drempel.
- Cijfers per stof verzameldPer stof uit de bijlagen I, II en III, niet als één totaal.
- Bestemmingscategorieën gescheidenGrondstof, vernietiging, directe uitvoer, dosisaerosolen, militair, halfgeleiders.
- Tegenpartijen vastgelegdDe onderneming die vernietigde, als grondstof gebruikte of uitvoerde, waar bijlage IX dat vraagt.
- Apparatuurvolumes gecontroleerdHFK's in producten of apparatuur die in de handel zijn gebracht, tegen de drempel van 10 t CO2e.
- Nulmelding overwogenAls quotum is gehouden of overgedragen maar niets in de handel is gebracht.
- Auditor ingeschakeld en geregistreerdBij 1 000 t CO2e of meer, ruim vóór 30 april.
- Beide data in de agenda31 maart voor het verslag, 30 april voor de verificatie.
Veelgestelde vragen
Wat is de termijn?
31 maart van elk jaar, over het voorgaande kalenderjaar, op grond van artikel 26. Waar verificatie door een onafhankelijke auditor vereist is, geldt 30 april.
Ik heb quotum maar bracht niets in de handel. Moet ik rapporteren?
Ja. Artikel 26, lid 1, verlangt van een producent of importeur met toegewezen of op grond van artikel 21, lid 1, overgedragen quotum een nulmelding als er in het voorgaande jaar geen fluorkoolwaterstoffen in de handel zijn gebracht.
Ik importeer alleen voorgevulde apparatuur. Geldt het voor mij?
Mogelijk wel. Lid 4 geldt voor ondernemingen die 10 ton CO2-equivalent of meer aan HFK's, of 100 ton CO2-equivalent of meer aan andere gefluoreerde broeikasgassen, vervat in producten of apparatuur in de handel hebben gebracht.
Wanneer heb ik een auditor nodig?
Op grond van lid 8, wanneer je het in de handel brengen van 1 000 ton CO2-equivalent of meer aan fluorkoolwaterstoffen rapporteert. De auditor moet in het F-gas Portal geregistreerd zijn en geaccrediteerd op grond van Richtlijn 2003/87/EG of om jaarrekeningen te controleren volgens nationaal recht.
Wat moet ik precies rapporteren?
De gegevens uit bijlage IX, uitgesplitst per stof en apart per categorie — grondstof, vernietiging, directe uitvoer, dosisaerosolen, militaire uitrusting, halfgeleidergebruik, voorgemengde polyolen en meer — inclusief de tegenpartij waar dat relevant is.
Is het jaarverslag hetzelfde als een quotumverklaring?
Nee. Het jaarverslag onder artikel 26 gaat over het afgelopen jaar. Een quotumverklaring vraagt quotum aan voor komende jaren en kan alleen bij een open venster; het volgende loopt tot 1 april 2027 voor 2028 tot en met 2030.
Waar wordt het verslag ingediend?
Via het rapportagesysteem dat vanuit het F-gas Portal bereikbaar is. Het format is vastgesteld in Uitvoeringsverordening (EU) 2024/2195 en geïntegreerd in het instrument van het portaal.
Wat als mijn registratie niet geldig is op het moment van rapporteren?
De rapportage loopt via het portaal, dus de registratie moet eerst weer op orde. Zij moet actueel blijven om geldig te blijven; de Commissie kan haar op grond van de uitvoeringsverordening weigeren, schorsen of intrekken.
Officiële bronnen
Artikel 26 en bijlage IX zijn rechtstreeks gelezen in de Publicatiebladtekst, via het Publicatiebureau van de EU.
Actualiteit van deze gids en grenzen van de aansprakelijkheid
Rapportageformats en portaalschermen veranderen per jaar. De artikelverwijzingen zijn gecontroleerd op de bovenaan vermelde controledatum. Bevestig de actuele eisen in het portaal vóór indiening.
Dit is algemene informatie van EgoLog op basis van de verordening en officieel materiaal van de Commissie. Het is geen juridisch, boekhoudkundig of auditadvies.
Welk lid van artikel 26 op jouw onderneming van toepassing is en of een drempel wordt overschreden, hangt af van je eigen cijfers. Is het onduidelijk, vraag het dan vóór de termijn aan de Europese Commissie of je nationale bevoegde autoriteit.